Prompts ChatGPT pour répondre à tes clients : 8 modèles prêts à utiliser

Fin de journée, cinq messages en attente, plus l'énergie de chercher les mots. ChatGPT peut écrire le brouillon à ta place en dix secondes. Tu relis, tu ajustes si besoin, tu envoies.

Les prompts ci-dessous sont faits pour ça : copie, remplace les éléments entre crochets par tes infos, envoie.

1. Répondre à une demande de devis

La situation : un client envoie un message pour savoir si tu es disponible et ce que ça coûte. Tu veux répondre vite, sans te bloquer sur la formulation.

Le prompt :

Écris un message court pour répondre à une demande de devis. Le client s'appelle [prénom]. Il demande [type de travail] à [ville ou quartier]. Je veux lui montrer que j'ai bien lu sa demande, lui dire que je vais passer voir le chantier avant de chiffrer, et lui proposer un créneau : [jour et heure]. Ton pro, pas de formule bateau.

Exemple de résultat :

Bonjour Marc, merci pour votre message. Pour la fuite sous évier, je préfère toujours passer voir avant de chiffrer, ça évite les mauvaises surprises des deux côtés. Je suis disponible jeudi vers 14h si ça vous convient. Dites-moi, je confirme.

2. Confirmer un rendez-vous

La situation : tu as un RDV fixé, tu veux envoyer une confirmation courte la veille ou le matin même.

Le prompt :

Écris un message court pour confirmer un rendez-vous. Le client s'appelle [prénom]. Le RDV est [jour] à [heure] à [adresse ou ville]. Je veux juste confirmer ma venue et lui dire qu'il peut me contacter si besoin. Deux ou trois lignes max.

Exemple de résultat :

Bonjour Sophie, je vous confirme mon passage demain mardi à 9h rue des Lilas. N'hésitez pas à m'appeler si besoin d'ici là. À demain.

3. Annoncer un retard sur un chantier

La situation : tu prends du retard sur le calendrier prévu. Tu veux prévenir sans perdre la confiance du client.

Le prompt :

Écris un message pour annoncer un retard à un client. Le client s'appelle [prénom]. Le retard concerne [type de travail]. La raison c'est [raison : intempéries, fournisseur, chantier précédent plus long que prévu]. Je veux être honnête, m'excuser sans en faire trop, et lui proposer une nouvelle date : [date]. Ton direct, pas de langue de bois.

Exemple de résultat :

Bonjour Patrick, je vous préviens : je vais prendre deux jours de retard sur la pose du carrelage. Le fournisseur a décalé la livraison au jeudi. Je m'en excuse. Je peux démarrer vendredi matin si ça vous convient, dites-moi.

4. Relancer un devis sans relancer

La situation : tu as envoyé un devis il y a une semaine, pas de réponse. Tu veux relancer sans avoir l'air de courir après. Un devis non relancé coûte plus cher qu'on ne le croit.

Le prompt :

Écris un message court pour relancer un devis sans avoir l'air pressé. Le client s'appelle [prénom]. J'ai envoyé le devis il y a [X jours] pour [type de travail]. Je veux juste savoir s'il a des questions ou si le devis lui convient. Ton naturel, pas de pression.

Exemple de résultat :

Bonjour Christine, je reviens vers vous pour le devis toiture. Est-ce qu'il vous convient ou est-ce qu'il y a des points à revoir ? Je suis disponible si vous avez des questions.

5. Demander une info ou une photo manquante

La situation : tu as besoin d'une mesure, d'une photo ou d'un document avant de pouvoir avancer ou chiffrer.

Le prompt :

Écris un message pour demander une information manquante à un client. Le client s'appelle [prénom]. J'ai besoin de [info ou photo : dimensions, photo du compteur, plan, etc.] pour pouvoir [avancer sur le devis / commander le matériel / démarrer]. Ton simple, sans jargon technique.

Exemple de résultat :

Bonjour Éric, pour avancer sur le devis salle de bain, j'ai besoin d'une photo de l'arrivée d'eau existante et des dimensions de la pièce. Est-ce que vous pouvez me les envoyer par message quand vous avez un moment ? Merci.

6. Répondre à une insatisfaction

La situation : un client se plaint d'un délai, d'un résultat ou d'un malentendu. Tu veux répondre calmement sans te mettre en défaut.

Le prompt :

Écris un message pour répondre à un client insatisfait. Le client s'appelle [prénom]. Il se plaint de [problème : délai, résultat, communication]. Je veux reconnaître son ressenti sans admettre une faute que je n'ai pas forcément commise, lui montrer que je prends ça au sérieux, et lui proposer [solution ou prochaine étape]. Ton calme et professionnel.

Exemple de résultat :

Bonjour Nathalie, je comprends que la situation ne vous convient pas et je prends votre retour au sérieux. Je passe voir ça vendredi matin pour qu'on règle le problème ensemble. Je vous confirme l'heure demain.

7. Marquer la fin d'un chantier

La situation : le chantier est terminé. Tu veux clore proprement et t'assurer que le client est satisfait avant de passer à la suite. Si les documents du chantier traînent encore partout, ça aussi ça peut se régler automatiquement.

Le prompt :

Écris un message pour marquer la fin d'un chantier. Le client s'appelle [prénom]. Le chantier était [type de travail]. Je veux le remercier de sa confiance, m'assurer qu'il est satisfait et lui rappeler que je reste disponible en cas de question. Ton chaleureux mais pas exagéré.

Exemple de résultat :

Bonjour Julien, c'est avec plaisir qu'on a réalisé l'installation électrique chez vous. J'espère que le résultat vous convient. N'hésitez pas à me contacter si vous avez la moindre question dans les semaines qui viennent. Bonne continuation.

8. Répondre à un avis négatif sur Google

La situation : un client laisse un avis négatif. Tu ne veux pas laisser ça sans réponse, mais tu veux rester pro et ne pas rentrer dans un débat public.

Le prompt :

Écris une réponse courte à un avis négatif Google. Le client se plaint de [problème]. Je veux reconnaître son mécontentement sans rentrer dans les détails publiquement, lui proposer d'en parler directement, et montrer aux autres clients qui lisent que je prends les retours au sérieux. Trois ou quatre lignes max.

Exemple de résultat :

Bonjour, merci pour votre retour. Je suis désolé que votre expérience n'ait pas été à la hauteur de ce que vous attendiez. Je préfère qu'on en parle directement pour comprendre ce qui s'est passé et trouver une solution. N'hésitez pas à me contacter.

Ces prompts sont un point de départ. Pour voir concrètement ce que l'IA peut prendre en charge dans ton quotidien au-delà des messages ponctuels, cet article détaille les cas les plus courants.